Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ammette la gestione digitale degli obblighi documentali legati all’instaurazione del rapporto di lavoro. Il chiarimento è contenuto nell’Interpello n. 2 del 30 settembre, adottato dopo l’istanza presentata dal Consiglio nazionale dell’Ordine dei consulenti del lavoro.
Il quesito sottoposto all’amministrazione riguardava due aspetti distinti. Il primo concerne i documenti destinati al lavoratore che non richiedono compilazioni o dichiarazioni: la consegna può avvenire attraverso un’area riservata di una piattaforma informatica, accessibile esclusivamente all’interessato. Il secondo riguarda invece gli atti che contengono dichiarazioni di scienza o di volontà del dipendente e la possibilità di compilarli e sottoscriverli con strumenti digitali, previa identificazione elettronica.
Consegna digitale e tracciabilità
Sul primo punto il Ministero richiama i precedenti Interpelli n. 1/2008 e n. 13/2012, con i quali era stata riconosciuta la possibilità di trasmettere il prospetto paga tramite PEC, posta elettronica ordinaria o aree riservate protette da credenziali personali. La condizione è che il datore possa dimostrare la ricezione o la messa a disposizione entro i termini previsti e che il lavoratore abbia la possibilità di acquisire, conservare e stampare il documento senza sostenere costi.
Gli stessi principi vengono estesi agli altri documenti del rapporto di lavoro che non richiedono una dichiarazione del dipendente. La piattaforma deve garantire sicurezza dell’accesso, integrità dei contenuti e tracciabilità della data di messa a disposizione e, quando previsto, della presa visione. Il sistema può essere gestito dall’azienda, da un professionista incaricato o da un fornitore esterno, ma la responsabilità dell’adempimento resta in capo al datore di lavoro, insieme al rispetto delle regole sulla protezione dei dati personali.
È possibile rendere disponibili più documenti con un’unica conferma di presa visione, purché la piattaforma registri separatamente, per ciascun atto, la data di pubblicazione e l’eventuale consultazione. In alternativa sono utilizzabili la PEC o altri strumenti telematici idonei a provare l’avvenuta consegna. Un eventuale malfunzionamento della piattaforma non sospende i termini: il datore deve ricorrere a modalità alternative e conservarne la relativa evidenza.
Quando serve una firma elettronica
La risposta è invece parzialmente negativa per i documenti nei quali il lavoratore deve esprimere una volontà o rendere una dichiarazione. L’accesso tramite SPID o CIE non equivale alla firma e, da solo, non è sufficiente a soddisfare i requisiti del documento informatico. La Carta nazionale dei servizi, inoltre, non è indicata dal Codice dell’amministrazione digitale come modalità equivalente ai fini dell’identificazione prevista per i servizi privati.
Per questi atti è necessaria una firma digitale, qualificata o avanzata, oppure un processo conforme all’articolo 20, comma 1-bis, del CAD, che assicuri sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità certa del documento al suo autore. Tra le soluzioni ammesse rientra la firma elettronica avanzata: il lavoratore, identificato anche tramite SPID o CIE, sottoscrive con un meccanismo sotto il proprio esclusivo controllo, come un codice monouso inviato a un dispositivo nella sua disponibilità.
Il soggetto che fornisce la soluzione deve rispettare le regole tecniche sull’identificazione del firmatario, sull’informativa, sulla conservazione delle evidenze e sulla verifica dell’integrità del documento. Restano inoltre applicabili i requisiti formali e i termini stabiliti dalla disciplina specifica di ciascun atto.
In ogni caso, il datore di lavoro deve poter dimostrare anche durante un controllo ispettivo di aver assolto correttamente gli obblighi. A questo scopo deve conservare le evidenze informatiche della messa a disposizione dei documenti e, per le dichiarazioni, gli elementi che ne provino la riconducibilità al lavoratore.
