Non basta predisporre un documento da conservare in archivio. La legge richiede un sistema di controllo effettivamente funzionante, capace di produrre informazioni attendibili, anticipare gli squilibri e supportare le decisioni dell’organo amministrativo. L’analisi del Dr. Silviano Di Pinto esamina i doveri degli amministratori, il possibile coinvolgimento dei soci e il percorso operativo del Modello FormaT.
Non basta più avere formalmente i conti in ordine.
La normativa richiede alle società a responsabilità limitata un sistema organizzativo, amministrativo e contabile capace di produrre informazioni tempestive, rilevare gli squilibri e sostenere le decisioni prima che una situazione di difficoltà possa trasformarsi in una crisi irreversibile.
È questo il significato degli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili previsti dall’articolo 2086 del Codice civile: un obbligo ancora sottovalutato da molte imprese, ma strettamente collegato ai doveri e alle responsabilità di chi amministra.
L’analisi elaborata dal Dr. Silviano Di Pinto ricostruisce il quadro normativo, dall’articolo 2086 c.c. al Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza, traducendolo in indicazioni operative destinate ad amministratori, soci e professionisti.
Un sistema operativo e non un fascicolo
«L’articolo 2086 non richiede un documento da tenere nel cassetto, ma un sistema che funzioni realmente», osserva il Dr. Di Pinto.
Un organigramma, un budget o un piano di tesoreria assumono valore soltanto quando vengono aggiornati, esaminati e utilizzati per assumere decisioni.
Gli adeguati assetti devono quindi trovare applicazione nella gestione quotidiana attraverso:
- ruoli e responsabilità chiaramente definiti;
- procedure amministrative e contabili affidabili;
- situazioni contabili infrannuali;
- budget economici e finanziari;
- piani di tesoreria;
- analisi degli scostamenti;
- monitoraggio della posizione finanziaria netta;
- verifica del DSCR e della sostenibilità del debito;
- controllo degli affidamenti e della Centrale dei Rischi;
- verbalizzazione delle analisi e delle decisioni adottate.
Per le S.r.l., l’articolo 2475 c.c. attribuisce agli amministratori il compito di istituire gli assetti previsti dall’articolo 2086 c.c.
L’amministratore non può trasferire integralmente questo dovere al commercialista o agli altri consulenti. I professionisti possono progettare gli strumenti, elaborare i dati e segnalare le criticità, ma la valutazione delle informazioni e l’assunzione delle decisioni rimangono di competenza dell’organo amministrativo.
Anche la mancata disponibilità dei dati deve essere considerata con attenzione. Se le informazioni non vengono prodotte perché il sistema amministrativo e di controllo non è stato organizzato, l’assenza informativa può rappresentare una rilevante carenza gestoria.
«L’assenza dei dati non costituisce automaticamente una giustificazione. Può invece dimostrare che il sistema informativo e di controllo non è stato adeguatamente organizzato.»
L’adeguatezza deve essere verificata nel tempo
L’adeguatezza non rappresenta un risultato definitivo.
Il sistema deve evolvere insieme all’impresa e deve essere nuovamente valutato quando cambiano:
- il volume dei ricavi;
- la complessità organizzativa;
- il livello dell’indebitamento;
- la struttura dei costi;
- i mercati di riferimento;
- gli investimenti programmati;
- la composizione societaria;
- la governance;
- il livello dei rischi aziendali.
Un assetto adeguato durante la fase iniziale dell’attività può non esserlo più dopo la crescita dell’impresa, l’ingresso in nuovi mercati o l’aumento dell’esposizione finanziaria.
Per questa ragione è necessario verificare periodicamente il sistema, documentarne il funzionamento e introdurre tempestivamente gli interventi correttivi.
Quando può emergere la responsabilità dell’amministratore
La responsabilità dell’amministratore non nasce automaticamente da una perdita, da una tensione finanziaria o da una crisi aziendale.
L’attività d’impresa comporta rischi e l’amministratore non garantisce il risultato economico della società.
La responsabilità può tuttavia emergere quando risultino:
- la violazione di un dovere previsto dalla legge o dallo statuto;
- una condotta attiva oppure omissiva;
- un danno concreto;
- un collegamento causale tra la violazione e il danno.
L’omessa istituzione degli adeguati assetti può quindi assumere rilievo quando impedisce di rilevare tempestivamente uno squilibrio, consente la prosecuzione di una gestione non sostenibile o contribuisce ad aggravare il danno.
Tra le condotte maggiormente critiche rientrano:
- l’assenza di situazioni contabili infrannuali attendibili;
- il mancato monitoraggio della liquidità e delle scadenze;
- la prosecuzione della gestione nonostante perdite o squilibri non analizzati;
- l’assunzione di nuovo debito senza verificarne la sostenibilità;
- l’omessa informazione ai soci sulle criticità rilevanti;
- la mancata reazione a sconfinamenti e insoluti;
- il mancato esame della Centrale dei Rischi;
- l’assenza di verbalizzazione delle decisioni;
- il ritardo nell’adozione delle iniziative correttive.
La distinzione è fondamentale: non è la crisi, da sola, a generare responsabilità, ma la condotta tenuta prima e durante la crisi.
Il valore della documentazione
La qualità della gestione deve poter essere dimostrata.
Report periodici, budget, forecast, piani di tesoreria, analisi degli scostamenti, verbali dell’organo amministrativo e relazioni all’assemblea consentono di ricostruire il percorso seguito.
La documentazione deve dimostrare che l’amministratore:
- ha ricevuto informazioni adeguate;
- ha individuato le criticità;
- ha esaminato le possibili conseguenze;
- ha valutato le alternative;
- ha assunto decisioni tempestive;
- ha controllato l’attuazione degli interventi.
I documenti non sostituiscono le decisioni, ma costituiscono la prova dell’attività concretamente svolta.
Anche i soci possono essere coinvolti
La responsabilità limitata dei soci rimane la regola generale.
La semplice qualità di socio non determina, pertanto, una responsabilità personale per i debiti o per le omissioni dell’amministratore.
Il comportamento dei soci può tuttavia assumere autonoma rilevanza quando essi:
- intervengono concretamente nella gestione;
- impongono operazioni contrarie all’interesse della società;
- decidono o autorizzano intenzionalmente atti dannosi;
- ostacolano interventi indispensabili;
- rifiutano consapevolmente le risorse necessarie;
- impongono la prosecuzione di una gestione non sostenibile;
- utilizzano abusivamente lo schermo societario.
Il coinvolgimento dei soci non costituisce una conseguenza automatica dell’inerzia assembleare. Richiede la verifica delle condotte, del danno e del relativo nesso causale.
Quando l’amministratore rileva che la società non dispone delle risorse necessarie per istituire o mantenere adeguati assetti, deve formalizzare il problema e convocare tempestivamente l’assemblea.
La relazione sottoposta ai soci dovrebbe indicare:
- le carenze riscontrate;
- i rischi per la continuità aziendale;
- gli interventi necessari;
- le risorse richieste;
- i tempi di attuazione;
- le conseguenze dell’eventuale mancato intervento.
«Non è corretto considerare automaticamente l’amministratore come l’unico responsabile quando abbia tempestivamente segnalato le criticità e richiesto gli interventi necessari», precisa il Dr. Di Pinto.
Le decisioni assunte dall’assemblea e l’eventuale inerzia dei soci devono essere verbalizzate e valutate nella ricostruzione complessiva delle responsabilità.
Adeguati assetti e sistema bancario
La qualità degli assetti assume un rilievo crescente anche nei rapporti con il sistema finanziario.
Le banche non valutano più soltanto il bilancio depositato e le garanzie disponibili. Considerano anche:
- la capacità dell’impresa di produrre dati aggiornati;
- l’attendibilità dei budget;
- la qualità dei flussi informativi;
- la capacità di spiegare gli scostamenti;
- la sostenibilità prospettica del debito;
- l’andamento degli affidamenti;
- la Centrale dei Rischi;
- la capacità di generare flussi di cassa;
- la tempestività degli interventi correttivi.
Un’impresa che monitora regolarmente la posizione finanziaria netta, il DSCR, il capitale circolante e la Centrale dei Rischi offre una rappresentazione più credibile della propria capacità di rimborso.
Gli adeguati assetti rafforzano quindi il dialogo con banche, revisori, finanziatori e soggetti concedenti garanzie o agevolazioni pubbliche.
Il Modello FormaT
Dall’obbligo normativo al percorso operativo
Per rendere l’adeguatezza verificabile e non soltanto dichiarata, il Dr. Silviano Di Pinto ha ideato il Modello FormaT.
Il modello integra:
- organizzazione;
- amministrazione;
- contabilità;
- finanza;
- controllo di gestione;
- tesoreria;
- rating;
- Centrale dei Rischi;
- pianificazione prospettica;
- monitoraggio periodico.
FormaT si sviluppa attraverso sette fasi:
- definizione del perimetro di analisi;
- raccolta e organizzazione della documentazione;
- fotografia iniziale della governance e dei processi;
- analisi economica, patrimoniale e finanziaria;
- gap analysis;
- implementazione delle procedure;
- monitoraggio periodico e aggiornamento del sistema.
Il percorso può essere sviluppato in circa novanta giorni, con tempi e livelli di approfondimento proporzionati alle dimensioni, alla struttura e alla complessità dell’impresa.
Il modello restituisce all’organo amministrativo:
- report gestionali periodici;
- budget e forecast;
- piani di tesoreria;
- indicatori di allerta;
- analisi della posizione finanziaria netta;
- verifica del DSCR;
- monitoraggio della Centrale dei Rischi;
- piani delle azioni correttive;
- verbali delle decisioni assunte.
Queste evidenze consentono di dimostrare nel tempo il funzionamento del sistema e la diligenza con cui l’impresa è stata amministrata.
Il principio conclusivo
«L’obiettivo è trasformare le informazioni disperse in conoscenza, la conoscenza in decisione e la decisione in capacità di prevenzione», conclude il Dr. Silviano Di Pinto.
Un sistema funzionante non deve essere considerato esclusivamente come un costo organizzativo.
Rappresenta uno strumento di protezione della continuità aziendale, un presidio per amministratori e soci e un elemento di affidabilità nei confronti delle banche e degli altri stakeholder.
Gli adeguati assetti costituiscono quindi una componente essenziale della moderna governance d’impresa: consentono di conoscere tempestivamente gli squilibri, assumere decisioni consapevoli e documentare le iniziative adottate.
per info Email: direttore@lfssrl.it